e-Akta - koniec zbędnej biurokracji

13 grudzień 2018
(1 głos)

Papierowa dokumentacja może być zmorą pracodawcy. W Polsce obowiązywał dotychczas jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat.

Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii 5. Od stycznia dzięki projektowi e-Akta, pracodawcy będą przechowywać dokumentację nowozatrudnionych pracowników tylko 10 lat. Zmiany oznaczają duże korzyści, ale najpierw trzeba dostosować do nich programy kadrowo-płacowe.

Przepisy, które wejdą w życie od nowego roku, pozwalają pracodawcy wybrać formę prowadzenia i przechowywania dokumentacji – elektroniczną albo papierową. Pracodawcy w każdej chwili będą mogli zmienić wybór.

Okres przechowywania dokumentacji nie dla każdego jest taki sam i zależy od daty zatrudnienia u danego pracodawcy. Jeśli pracownik zaczął u niego pracę przed 1 stycznia 1999 r., to nowe przepisy go nie dotyczą. Pracodawca będzie przechowywać taką dokumentację przez 50 lat. Tak będzie również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą. Jeśli pracę rozpoczęto od stycznia 2019 r., to pracodawca będzie przechowywać dokumentację tylko przez 10 lat.

Jeżeli zatrudniliśmy się u danego pracodawcy między 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r., to może on sam zdecydować jak długo będzie przechowywać naszą dokumentację – 10 czy 50 lat. Jeżeli zdecyduje się na okres 10 letni to powinien wówczas złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). W raporcie ZUS RIA pracodawca przekazuje za pracownika dodatkowe dane za lata 1999–2018, m.in. o wypłaconym przychodzie niezbędnym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury według starych zasad lub renty z tytułu niezdolności do pracy, o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. ZUS zapisze te dane na koncie ubezpieczonego. Jeśli zakończymy pracę po 31 grudnia 2018 r., pracodawca przekaże raport ZUS RIA łącznie z dokumentem wyrejestrowania z ubezpieczeń. Dostaniemy od niego ten dokument w formie papierowej. Pracodawca będzie musiał po 10 latach od złożenia ZUS RIA wydać nam dokumenty związane z naszym zatrudnieniem. Powinien także poinformować nas o skróconym okresie przechowywania dokumentacji, prawie do jej odbioru i terminie odbioru. Pracownik dostanie informację, że pracodawca złożył raport ZUS RIA również z ZUS. Aktualnie zatrudnieni znajdą ją corocznej IOSKU.

Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał do ZUS więcej informacji związanych z zatrudnieniem pracownika. Dane te będą potrzebne do ustalenia prawa do niektórych świadczeń m.in. renty z tytułu niezdolności do pracy, czy wcześniejszej emerytury i obliczania ich wysokości. Pracodawca będzie przekazywać za pracownika imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej (ZUS RPA). Ten raport będzie dotyczył danych od 2019 r. W ZUS RPA pracodawca wykaże: przychód, jaki wypłacił w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy np. wypłaconą w 2020 r. trzynastkę za 2019 r., przychód wypłacony oprócz świadczeń pobieranych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. dodatek stażowy wypłacony oprócz zasiłku chorobowego, a także okres wykonywania pracy nauczycielskiej. Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz informację, z czyjej inicjatywy został on rozwiązany. ZUS dostosował też formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.

Dane, które przekaże pracodawca w raportach ZUS RIA i ZUS RPA, ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu nie będą potrzebne dodatkowe dokumenty do wniosku o przyznanie świadczenia albo jego przeliczenie. Wyjątkiem są dokumenty potwierdzające okresy pracy do 31 grudnia 2008 r. w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Jeśli na podstawie danych od pracodawcy ZUS nie będzie mógł ustalić, czy wykonywana praca uprawnia do emerytury pomostowej lub wcześniejszej emerytury, poprosi pracownika o przedstawienie dodatkowych dokumentów.

Przez PUE ZUS pracownik może ustalić, który pracodawca złożył za niego raport ZUS RIA oraz sprawdzić ten dokument. Będzie tam także informacja o okresie przechowywania dokumentacji oraz prawie do jej odbioru po 10 latach.

Jeśli przedsiębiorca lub jego biuro rachunkowe, korzysta z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami o e-AKTACH, powinni jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. To również wskazanie dla producentów takiego oprogramowania. Do zmian w dokumentach przekazywanych do ZUS będą na bieżąco dostosowane programy Płatnik i e-Płatnik.

Więcej informacji można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl

Źródło: Agata Muchowska regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa lubuskiego

TAGI
Katarzyna Mayer Bzowa

Nieważne, czego pragniesz - na świecie jest na to miejsce ...

  • Zgłoś się do „Małego ZUSu” przez internet

    Zgłoś się do „Małego ZUSu” przez internet

    Zaledwie kilka minut – tyle czasu potrzeba aby zgłosić się do „Małego ZUS-u”. Wystarczy wyrejestrować się z ubezpieczenia ze starym kodem i zarejestrować z nowym, odpowiadającym tej uldze. Kod zaczyna się od cyfr 05 90 albo 05 92 – w przypadku osób pobierających rentę z tytułu niezdolności do pracy.

  • 19 e-zwolnień na sekundę

    19 e-zwolnień na sekundę

    Niemal 11 tys. w weekend, blisko 151 tys. w poniedziałek i ponad 100 tys. we wtorek – to bilans pierwszych dni obowiązywania elektronicznych zwolnień lekarskich w kraju. W szczytowym momencie do systemu wpływało nawet 19 e-zwolnień na sekundę.

  • Zmieniłeś adres albo rachunek bankowy? Poinformuj ZUS!

    Zmieniłeś adres albo rachunek bankowy? Poinformuj ZUS!

    Świadczeniobiorca, który zmienił adres zamieszkania, nazwisko lub numer rachunku bankowego, powinien powiadomić o tym ZUS. Zabiera to tylko chwilę, a będzie mieć pewność, że świadczenie otrzyma w terminie.

  • e-ZLA już od 1 grudnia. ZUS wydłuża godziny pracy

    e-ZLA już od 1 grudnia. ZUS wydłuża godziny pracy

    Już w najbliższą sobotę e-ZLA staną się jedyną możliwą formą wystawiania zwolnień lekarskich. Aby ułatwić medykom przejście z formy papierowej na elektroniczną, lubuskie Oddziały ZUS przygotowały specjalne akcje.

  • Dostałeś maila z ZUS? Uważaj, to oszustwo!

    Dostałeś maila z ZUS? Uważaj, to oszustwo!

    W ostatnich miesiącach oszuści wzmożyli swoją aktywność. Zakład Ubezpieczeń Społecznych systematycznie otrzymuje sygnały od klientów o podejrzanych mailach, pochodzących rzekomo z ZUS. Tym razem w temacie wiadomości widnieje fraza „Zaległe Składki”.

  • Znowu oszukują „na ZUS”. Tym razem przez internet

    Znowu oszukują „na ZUS”. Tym razem przez internet

    Kreatywność oszustów nie zna granic. Tym razem wysyłają maile z informacją o konieczności opłacenia faktury wystawionej rzekomo przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Pod żadnym pozorem nie należy otwierać załącznika, ponieważ plik zawiera zawirusowane oprogramowanie, które natychmiast instaluje się na komputerze.

Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść ogłoszeń ani nie zwraca materiałów niezamówionych. Zastrzegamy sobie prawo skracania i adiustacji tekstów oraz ich tytułów.

Na podstawie art. 25 ust.1 pkt 1b prawa autorskiego, wydawca wyraźnie zastrzega, iż dalsze rozpowszechnianie materiałów opublikowanych na portalu internetowym "NewsLubuski.pl" jest zabronione.

Jeżeli widzisz błąd na stronie, napisz do redakcji: NewsLubuski

 

Top

stat4u

Strona korzysta z plików cookies i innych technologii automatycznego przechowywania danych do celów statystycznych, realizacji usług i reklamowych. Korzystając z naszego portalu bez zmiany ustawień przeglądarki będą one zapisane w pamięci urządzenia, więcej informacji na temat zarządzania plikami cookies znajdziesz w Polityce prywatności.